AVOIN - Jäsenvastaavan tehtävä vuodelle 2025

Yhdistyksen nykyisenä jäsenvastaavana jätän tehtävän uudelle henkilölle vuoden 2025 alusta alkaen. Jäsenrekisteriä (168 jäsentä) ylläpidetään kotisivujen ohjelmalla "Yhdistysavain" ja tämä jäsenrekisteri on siis tietokoneella ylläpidettävä rekisteri. Tätä rekisteriä ohjaa Henkilötietosuojalaki (2018) joka tarkoittaa, että yhdistyksessä tähän ohjelmaan on käyttöoikeus vain puheenjohtajalla ja jäsenvastaavalla. Lue lisää klikkaamalla punaista otsikkotekstiä...

Jäsenrekisterissä ylläpidetään seuraavat tiedot: henkilön nimi, osoite ja syntymäaika (vähintään vuosi on ilmoitettava). Rekisteriin kirjataan myös jäsenen mahdollinen rooli yhdistyksessä, kuten hallituksen jäsenyys.

Rekisteriin merkitään sekä uudet (aktiiviset) jäsenet että poistuvat (entiset, ei-aktiivit) jäsenet. Lisäksi joka vuosi kirjataan jokaisen jäsenen kohdalle ajankohta, jolloin hän on maksanut jäsenmaksun (muodossa pp.kk.vvvv).

Jäsenmaksut täsmätään (käteisellä ja pankkiin maksetut) kyseisenä vuotena niin, että jäsenrekisterissä olevat maksutiedot vastaavat saatuja rahoja. Ts. yhdistykselle maksetut rahat ja jäsenrekisteriin merkityt tiedot pitävät olla yhtäläiset.
Näistä tiedoista laadittu excel-listaus liitetään ko. vuoden kirjanpitoon ja annetaan taloudenhoitajalle joka liittää sen yhdistyksen kirjanpitomateriaaliin jonka kirjanpitäjä käsittelee.

Mikäli jäsen ei ole maksanut jäsenmaksua kyseisenä vuonna, hänelle lähetetään muistutus kirjeitse, puhelimitse tai sähköpostilla (jos sähköpostiosoite on tiedossa).

Jäsenille on vuosittain järjestetty pari erillistä päivää Työväentalo Rientolassa, jolloin jäsen voi maksaa jäsenmaksunsa henkilökohtaisesti käteisellä. Paikalla on myös taloudenhoitaja, joka vastaanottaa maksun.

Maksamattomiin jäsenmaksuihin liittyy myös Eläkkeensaajien Keskusliiton (EKL) sääntöjä, jotka määrittelevät, milloin maksamaton jäsen voidaan poistaa kokonaan yhdistyksen jäsenrekisteristä.

Vuoden lopussa järjestettävään "Ruusujuhlaan" lähetetään kutsu kaikille jäsenille, jotka ovat täyttäneet vuosia kyseisenä vuonna (edellyttäen, että syntymäaika on yhdistyksen jäsenrekisterissä). Kutsun kirjoittaa ja postittaa jäsenvastaava, joka vastaanottaa myös ilmoittautumiset juhlaan.

Kaikista uusista ja poistetuista jäsenistä lähetetään tieto sähköpostitse Eläkkeensaajien Keskusliiton jäsenvastaavalle. Myös kaikki osoitteenmuutokset ja muut vastaavat tiedot toimitetaan EKLn.

Tehtäväkuvaus sisältää vielä muita yksityiskohtia, mutta tässä on pääpiirteittäin sen sisältö.

Tervetuloa mukaan yhdistyksen toimintaan, tässä on tehtävä yhdelle vapaaehtoiselle! 

Terveisin Ami (A-M Grims)